Klimatyzacja w małej wspólnocie: decyzja bez zarządcy

„Jesteśmy sześcioma lokalami w Asnières, w budynku z 1962 roku. Nie mamy profesjonalnego zarządcy: to ja, z drugiego piętra, od czterech lat pełnię funkcję zarządcy-wolontariusza. Dwóch współwłaścicieli chce zamontować klimatyzację z funkcją grzania, trzeci zamontował swoją w sierpniu, nie pytając nikogo, a sąsiadka z parteru grozi pójściem do sądu. Mam zwołać zebranie wspólnoty w lutym. Nie wiem ani jaką uchwałę napisać, ani jaką większością głosować, ani jakich dokumentów wymagać”.

Takie telefony odbieramy od zarządców-wolontariuszy — i nie mają one nic wspólnego z telefonem od zawodowego administratora z biura. W małej wspólnocie bez profesjonalnego zarządcy blokada prawie nigdy nie jest prawna: jest dokumentacyjna i kalendarzowa. Nikt nie wie, czego wymagać, więc nic nie zostaje przegłosowane; skoro nic nie zostało przegłosowane, instalacje powstają „po cichu”; a budynek kończy z pięcioma jednostkami zewnętrznymi zamontowanymi byle jak i bez żadnego śladu na piśmie.

Ten artykuł nie powtarza ogólnych zasad uzyskiwania zgód we wspólnocie — są już opisane na tym blogu. Opisuje procedurę postępowania zarządcy-wolontariusza i współwłaściciela składającego wniosek w budynkach od 4 do 12 lokali w Paryżu i w bliskiej aglomeracji: jaką dokumentację przygotować, jak sformułować uchwałę, jakie dokumenty zarchiwizować i jak uregulować instalacje już istniejące bez procesu sądowego.

Dlaczego małe wspólnoty wykolejają się częściej niż duże

Wspólnota licząca 80 lokali, obsługiwana przez biuro zarządzania nieruchomościami, ma zdigitalizowany regulamin, książkę obiektu, architekta-doradcę i uporządkowane doroczne zebranie. Wspólnota sześciu lokali ma zazwyczaj:

• regulamin wspólnoty z lat 1960-1980, w wersji papierowej, czasem dostępny tylko u jednego współwłaściciela;
• żadnej aktualnie prowadzonej książki obiektu, choć jest ona obowiązkowa (dekret nr 2001-477);
• jedno zebranie w roku, czasem przy kuchennym stole, bez szczegółowego porządku obrad;
• bezpośrednie relacje sąsiedzkie, w których odmowa staje się konfliktem osobistym.

Efekt: wniosek o klimatyzację pojawia się poza zebraniem, mailem albo w rozmowie na klatce. Wnioskujący słyszy „mnie to nie przeszkadza” od trzech sąsiadów z pięciu i uznaje sprawę za załatwioną. Prawnie wcale nie jest: ustna zgoda sąsiada nie upoważnia do niczego.

Porozumienie między współwłaścicielami nie ma żadnej wartości zezwolenia. Wyłącznie uchwała przegłosowana na zebraniu wspólnoty i wpisana do protokołu zezwala na roboty dotyczące części wspólnych lub wyglądu zewnętrznego budynku.

Reżim „małej wspólnoty” nie znosi głosowania

Od wejścia w życie rozporządzenia nr 2019-1101 wspólnoty liczące mniej niż pięć lokali głównych (lub takie, których średni budżet planowany jest niższy niż 15 000 €) korzystają z uproszczonego reżimu: brak obowiązkowej rady nadzorczej wspólnoty, decyzje mogące być podejmowane jednomyślnie przez obecnych współwłaścicieli bez ciężkiego formalizmu zwołania. Wspólnoty dwóch lokali mają reżim jeszcze bardziej elastyczny.

Czego ten reżim nie znosi: konieczności udokumentowanej decyzji zbiorowej. Uproszczenie formy nie zwalnia z istoty sprawy. A w praktyce to właśnie owo złagodzenie prowadzi małe budynki do tego, że nie zapisują niczego.

Co podlega głosowaniu, a co nie

Przed sformułowaniem uchwały trzeba zakwalifikować wniosek. W budynkach regionu paryskiego występują trzy bardzo różne przypadki.

Ostatni przypadek jest tym, na który powołuje się najwięcej osób, czasem niesłusznie. Wymiana splitu R410A z 2012 roku na model R32 często zmienia gabaryt jednostki zewnętrznej, jej pozycję montażową i poziom hałasu: jeśli zdjęcie „przed” i „po” nie są nakładalne, lepiej wrócić ze wzmianką na zebranie wspólnoty. Temat przejścia z R410A na R32 omawiamy szczegółowo w artykule o tym, czy naprawiać, czy wymieniać klimatyzację starszą niż 10 lat.

Dokumentacja, którą musi dostarczyć wnioskujący (i której zarządca-wolontariusz musi wymagać)

To sedno problemu. Zarządca-wolontariusz nie wie, czego wymagać, więc otrzymuje trzyzdaniowego maila i jednostronicową wycenę — niemożliwe do poddania pod głosowanie.

Użyteczna dokumentacja składa się z sześciu elementów:

1. Szczegółowa wycena instalatora, z marką, modelem, mocą w kW, poziomem hałasu w dB(A) jednostki zewnętrznej przy prędkości nominalnej i w trybie nocnym oraz długością instalacji chłodniczej. Nasza lista kontrolna 12 pozycji do sprawdzenia w wycenie służy tu zarządcy jako klucz do lektury.
2. Plan lub rysunek z wymiarami lokalizacji jednostki zewnętrznej, z odległościami od granic, od okien sąsiadów i od poziomu gruntu.
3. Fotomontaż lub po prostu zdjęcie elewacji z zaznaczoną lokalizacją. Dla wspólnoty to element, który odblokowuje najwięcej głosów: przeciwnicy zawsze wyobrażają sobie najgorsze.
4. Przebieg odprowadzenia kondensatu: punkt zrzutu, spadek, podłączenie. To pierwsza przyczyna szkód i sporów między lokalami.
5. Zaświadczenia firmy: zaświadczenie o uprawnieniach do czynników chłodniczych (artykuł R.543-99 Code de l'environnement — kodeksu ochrony środowiska), ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej oraz obowiązująca gwarancja dziesięcioletnia.
6. Pisemne zobowiązanie wnioskującego: pełne pokrycie kosztów utrzymania, przywrócenia stanu pierwotnego w razie demontażu oraz wszelkich szkód wyrządzonych częściom wspólnym.

Zarządca-wolontariusz, który rozsyła tę listę mailem już po pierwszym wniosku, zyskuje sześć miesięcy. Teczka harmonijkowa na każdy lokal, archiwizowana wraz z fakturami i zaświadczeniami, wystarcza do prowadzenia książki obiektu budynku; w małych wspólnotach widzimy, że pamięć techniczna opiera się w całości na jednej osobie i znika, gdy ta osoba sprzedaje mieszkanie.

Formułowanie uchwały: zapis, który się utrzyma

Uchwała w brzmieniu „zezwala panu X na instalację klimatyzacji” nie chroni nikogo. Nie reguluje ani lokalizacji, ani modelu, ani hałasu, ani dalszych konsekwencji.

Struktura, która się broni, stosowana przez biura zarządzania i możliwa do przeniesienia na zarządcę-wolontariusza:

Uchwała nr X — Zezwolenie na roboty w lokalu prywatnym dotyczące części wspólnych i wyglądu zewnętrznego: instalacja pompy ciepła powietrze-powietrze z funkcją grzania, lokal nr …

Zebranie wspólnoty zezwala Pani/Panu …, właścicielowi lokalu nr …, na zainstalowanie na jego wyłączny koszt pompy ciepła powietrze-powietrze z funkcją grzania marki …, model …, o mocy … kW, której jednostka zewnętrzna zostanie zamocowana … (dokładna lokalizacja), zgodnie z wyceną firmy … z dnia … oraz z planem załączonym do niniejszego protokołu.

Zezwolenie jest udzielone pod następującymi warunkami: — poziom ciśnienia akustycznego nieprzekraczający … dB(A) na granicy nieruchomości, przy włączonym trybie nocnym między 22:00 a 7:00; — roboty wykonane przez firmę posiadającą zaświadczenie o uprawnieniach do czynników chłodniczych i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz gwarancję dziesięcioletnią, których zaświadczenia zostaną przekazane zarządcy przed rozpoczęciem prac; — odprowadzenie kondensatu podłączone zgodnie z załączonym planem, bez zrzutu na część wspólną ani na lokal sąsiada; — roczny serwis na koszt współwłaściciela, potwierdzenie przekazywane zarządcy na żądanie; — przywrócenie elewacji do stanu pierwotnego w razie demontażu urządzenia; — zezwolenie jest przypisane do lokalu i przechodzi na jego kolejnych nabywców.

Dwa ostatnie punkty to te, o których zapomina się systematycznie — a właśnie ich będzie szukał notariusz przy odsprzedaży. Zezwolenie „przypisane do współwłaściciela”, a nie do lokalu, tworzy lukę prawną przy każdej zmianie właściciela.